Software Assets Management

Di dalam organisasi bisnis, tentunya sangat penting bagaimana sebuah investasi yang ditanam mampu memberikan "Return" yang maksimal. Seringkali terjadi kita melupakan manajemen terhadap Software, karena bentuknya yg tidak terlihat dibandingkan Hardware. Kebanyakan dari kita membeli software hanya focus pada isu Aspek Hukum ingin menggunakan produk yang Legal. Tentunya jika ini yang terjadi maka akan terasa sekali betapa mahalnya investasi yang telah dikeluarkan dan untuk menjaga investasi ini serta meningkatkan manfaat yang dapat kita peroleh maka kita dapat melakukan apa yang disebut SAM (Software Assets Management). Bagian berikut adalah pertanyaan yang sering diajukan berkaitan dengan SAM.

Apakah SAM merupakan sebuah jenis software?
Bukan, SAM adalah sebuah metodologi dan konsep bagaimana kita dapat melakukan manajemen terhadap software yang kita miliki. Dengan SAM kita memperlakukan Software sebagai sebuah Aset investasi. Untuk membantu mempercepat proses SAM, maka kita dapat menggunakan beberapa software yg dikeluarkan oleh vendor tertentu.

Beda antara SAM dengan Audit Software
Audit Software merupakan salah satu bagian dari proses SAM yang penting, namun bukan berarti jika kita sudah menjalankan Audit Software kita telah menyelesaikan proses SAM.

Apa manfaat dan benefit dari SAM?

Beberapa manfaat yang dapat kita peroleh jika melakukan SAM?

• License Compliance, dengan SAM mampu membantu organisasi bisnis mencapai tahap Compliance sesuai dengan regulasi yang berlaku khususnya Legalisasi pemakaian Software.
• Dengan SAM kita mampu melakukan penghematan berkaitan dengan pemakaian Sofware
• SAM mampu membantu organisasi bisnis untuk mengendalikan dan mengoptimalkan penggunaan software dalam lingkungannya.
• Membantu proses manajemen pembelian perangkat lunak yang lebih cepat, efisien dan hemat.
• Mengurangi resiko-resiko berkaitan dengan aspek hukum terutama dalam penggunaan dan pemakaian software.
• Meningkatkan produktivitas dari pengguna software .

Perusahaan saya jumlah PC/Workstationnya dalam ketagori kecil (dibawah 100 PC) dan kami memiliki staff IT hanya 1-2 orang apakah efektif bila kami juga melakukan proses SAM.
Implementasi SAM bisa dilakukan untuk semua kategori organisasi bisnis dengan tidak memandang jumlah dan jenis software yg dipakai . Namun bagi organisasi dengan jumlah PC dan penggunaan software yang sangat banyak dampaknya akan sangat terasa.

Kapan saat yang tepat perusahaan saya melakukan proses SAM ini ?

Jika saat ini perusahaan anda mengalami :

• Kebingungan memutuskan model pembelian atau jenis lisensi karena banyaknya cabang usaha yang tersebar .
• Tidak adanya manajemen atas dokumentasi kepemilikan software yang dimiliki, tidak ada metode yang mampu mengetahui dengan cepat seluruh lisensi software yang dimiliki.
• Adanya kebutuhan akan standarnisasi terhadap IT Infrastructure termasuk software yang akan digunakan.
• Ingin menerapkan Good IT Governance.
• Issue atas Legalisasi Software.
• Issue atas Merger dan Akuisisi organisasi bisnis

Bagaimana proses SAM dilakukan ?

Umumnya proses SAM dilakukan dalam 4 tahap:

• Audit Software yang digunakan termasuk juga audit terhadap lisensi software yang kita miliki.
• Mencocokkan Software yang kita gunakan dengan Lisensi Software yang kita miliki, termasuk juga pengecekan terhadap dokumentasi yang menyertai lisensi software yang dimiliki
• Review Kebijakan dan Prosedur dalam tahap ini kita akan review bagaimana prosedur pemilihan software, bagaimana proses pengadaan atau pembeliannya serta melakukan review terhadap Software Disaster Recovery Plan
• Merancang pengembangan SAM, setelah rangkaian proses diatas dilakukan maka langkah selanjutnya adalah membuat dokumentasi Software yang dimiliki, membuat kuisioner berkaitan dengan proses SAM ke Karyawan, membuat aturan-aturan yang mampu mendukung implementasi dari SAM, serta merancang tips-tips untuk efisiensi dan penghemtan berkaitan dengan software terhadap bagian-bagian terkait.

Berapa lama proses SAM dilakukan ?
Proses SAM sangat bervariasi tergantung dari besar dan kompleksitas organisasi yang akan melakukan implementasi serta kecepatan mendapatkan data yang diperlukan.

Siapa yang dapat melakukan proses SAM ini ?
Dalam prosesnya akan melibatkan lintas bagian tidak hanya IT Departement namun juga Bagian Pembelian bahkan Bagian Legal dari sebuah perusahaan. Sangat disarankan Departmen IT menjadi koordinator dan staff yang terlibat minimal harus ada yang mengerti tentang Lisensi Software dan aturannya.
Kita juga dapat mencari SAM Consulting yang dengan keahlian dan pengalamannya dapat membantu untuk mempercepat melakukan proses SAM yang benar. Tipsnya pilihlah Partner yang memiliki sertifikasi SAM dari Vendor Softwarenya.

Kami di Bhinneka memilki produk berupa Jasa Implementasi SAM serta konsultan bersertifikasi yang mampu membantu anda memberikan solusi terbaik dalam implementasi SAM. Silakan hubungi kami di licensing@bhinneka.com atau dengan Yos Rifanto ( yos@bhinneka.com )