Kehilangan data adalah bencana besar bagi bisnis saat ini. Menurut studi dari IBM, kerugian tahunan akibat pelanggaran data meningkat sekitar 10% setiap tahun. Dirilis oleh Gartner, kerugian perusahaan akibat downtime mencapai $5600 per menit. Yang lebih parah, sebanyak 60% usaha kecil saat ini bisa tutup dalam enam bulan setelah mengalami peretasan. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengetahui apa manfaat backup data untuk keberlangsungan bisnis Anda.

Manfaat backup data sangat besar untuk menjaga perusahaan Anda tetap bertahan. Sebagai pemilik bisnis, Anda harus memiliki strategi pemulihan bencana kerusakan data. Dengan mempersiapkan berbagai rencana, Anda bisa mengurangi risiko dari kehilangan data. Operasional bisnis dapat segera berlangsung setelah terkena peretasan. Ini memastikan bisnis Anda bisa segera keluar dan pulih dari kondisi sulit.

Kenapa Backup Data Perusahaan itu Penting ?

Backup data atau mencadangkan data perusahaan sangat penting untuk keberlangsungan bisnis Anda. Saat terkena serangan siber, data perusahaan yang sudah dicadangkan dapat dipulihkan kembali. Berikut ini beberapa alasan kenapa backup data itu sangat penting:

1. Mencegah Kehilangan Data

Data adalah salah satu aset paling penting pada perusahaan. Kehilangan data menjadi bencana besar bagi bisnis. Selain peretasan, beberapa penyebab perusahaan kehilangan data adalah: kegagalan perangkat keras, serangan virus atau malware, kesalahan manusia (human error), dan bencana alam (kebakaran, banjir, dan gempa bumi). Dengan backup data, perusahaan bisa memulihkan informasi yang hilang.

2. Keberlangsungan Bisnis

Seperti yang dijelaskan di atas, banyak usaha kecil bisa tutup dengan cepat setelah terkena peretasan. Kehilangan data dapat menggangu operasional dan mengakibatkan downtime. Oleh karena itu, Anda harus melakukan backup data rutin untuk bisa mengembalikan data dengan cepat dan mengurangi dampak downtime.

3. Perlindungan dari Malware dan Ransomware

Serangan siber berupa malware dan ransoware menyebabkan kerusakan data permanen. Data yang rusak bisa dalam kondisi dienkripsi oleh pemilik malware atau langsung dihapus. Backup secara teratur membantu perusahaan Anda bisa mengembalikan data yang diserang tanpa harus membayar tebusan ke peretas.

4. Memulihkan Kesalahan Human Error

Kesalahan prosedur kerja kerap ditemukan di berbagai perusahaan. Kehilangan data adalah salah satu jenis kesalahan yang akibatnya fatal. Data penting yang tak sengaja terhapus adalah risiko yang nyata bagi bisnis Anda. Backup data dapat memulihkan data yang dihapus untuk dikembalikan ke versi sebelumnya.

5. Kepatuhan Hukum

Banyak industri saat ini mensyaratkan mitranya untuk memiliki aturan dan prosedur tentang cara penyimpanan dan perlindungan data. Jika suatu saat terjadi kehilangan data dan perusahaan mitra tersebut tidak dapat membuktikan langkah-langkah untuk melindungi dan mencadangkan data, maka mereka harus menghadapi konsekuensi hukum yang serius.

Tantangan dalam Mencadangkan Data Perusahaan

1. Biaya yang Perlu Diperhatikan

• Biaya Lisensi: Selain mengeluarkan biaya lisensi dari vendor, Anda harus mempertimbangkan biaya lainnya, seperti: per CPU socket, VM Host (system), storage, dan workload. Ketahui total biaya yang harus ditanggung sebelum membandingkan harga.
• Biaya Pemeliharaan: Biaya Pemeliharaan: Selain harus mengeluarkan biaya lisensi, jangan lupa untuk hitung biaya pemeliharaan dan perpanjangan untuk mendapat pembaruan perangkat lunak, patch, dan dukungan teknis.
• Biaya Manajemen: Beberapa perusahaan hanya membeli perangkat lunak saja untuk backup data perusahaan. Namun, integrasi perangkat lunak dan keras biasanya tidak mulus karena berasal dari vendor berbeda. Pemilik bisnis harus bolak balik mencari tahu akar permasalahan integrasi yang sering membuang waktu, biaya, dan tenaga.
• Biaya Penyimpanan: Pastikan layanan backup yang dipilih memiliki solusi pencadangan dengan teknologi pengurangan data seperti incremental backup dan deduplikasi. Ini dapat menghemat pengeluaran hard drive dan perangkat keras server. Rasio deduplikasi sangat bervariasi, tergantung dari teknologi yang digunakan, metode pencadangan yang digunakan, dan cara menghitung rasio deduplikasi.

2. Cadangan Data Terkena Serangan Malware

Malware canggih saat ini menargetkan data cadangan. Pastikan layanan backup yang Anda pilih punya pertahanan berlapis supaya aman dari serangan siber. Layanan backup yang bagus pastinya memiliki cadangan data sehingga bisa memulihkan data klien yang disimpan.

3. Lambat saat Mencadangkan dan Memulihkan

Anda perlu ketahui bahwa mencadangkan dan memulihkan data membutuhkan waktu lama. Alasannya adalah koneksi internet yang lambat, kinerja server yang lambat, dan jenis file yang harus dicadangkan. Waktu yang lama juga akibat kesalahan dalam memilih jenis metode cadangan.

Jenis Metode Pencadangan Data Perusahaan

Berbagai macam faktor harus dipertimbangkan sebelum memilih metode pencadangan yang tepat. Perhitungkan berbagai macam hal, seperti: jumlah data, batasan waktu, dan kapasitas penyimpanan. Salah memilih metode backup akan menghabiskan waktu Anda yang berharga.

1. Pencadangan Penuh

Pencadangan penuh atau biasa disebut full backup akan mencadangkan seluruh data yang ada di sistem dan pengaturan. Metode ini mencakup backup semua file, folder, dan data di sistem operasi dan aplikasi. Ini adalah metode backup yang paling aman namun juga yang paling lama. Penyebabnya karena banyaknya data yang harus disimpan.

2. Pencadangan Incremental

Backup incremental atau biasa disebut pencadangan tambahan hanya menyalin data yang mengalami perubahan sejak pencadangan terakhir. Ini artinya, hanya file baru dan yang telah dimodifikasi saja yang akan disalin. Metode ini memakan waktu dan ruang penyimpanan paling sedikit. Namun, kekurangannya waktu pemulihan lebih lama karena harus mengakses pencadangan penuh dan incremental sebelumnya.

3. Pencadangan Diferensial

Metode pencadangan ini mencadangkan perubahan yang dibuat pada data sejak pencadangan penuh terakhir. Jadi, metode ini membutuhkan akses pencadangan penuh dan diferensial terakhir. Backup data membutuhkan waktu lebih lama dan menghabiskan lebih banyak ruang dibanding metode incremental. Keuntungannya, metode diferensial lebih cepat dalam pemulihan karena hanya memulihkan pencadangan penuh dan diferensial terakhir.

Merancang Strategi Pencadangan untuk Perusahaan

Saat merancang strategi backup data perusahaan, Anda harus pertimbangkan beberapa faktor penting, di antaranya:

1. Pertimbangan RTO dan RPO

RTO (Recovery Time Objective) adalah lamanya waktu downtime yang dapat ditoleransi oleh perusahaan. RPO (Recovery Point Objective) adalah banyaknya data hilang yang bisa ditoleransi oleh perusahaan. Keduanya sangat penting untuk diperhitungkan sebelum Anda memilih layanan backup data. Prioritaskan mana data yang nilainya paling tinggi dan vital sehingga tidak bisa ditoleransi untuk hilang.

2. Solusi Hemat Ruang Penyimpanan

Layanan pencadangan dan pemulihan dengan teknologi deduplikasi bawaan sangat disarankan saat ini. Teknologi ini dapat mengurangi blok data duplikat di semua platform yang sedang dicadangkan. Dengan begitu, Anda bisa hemat ruang penyimpanan secara signifikan.

3. Pastikan Data Cadangan Aman

Sama seperti data biasa, data cadangan juga rentan terkena serangan malware. Pilih solusi pencadangan dengan keamanan tangguh, seperti enkripsi saat data disalin dan disimpan. Kontrol hak akses secara ketat. Atur siapa saja yang boleh mengakses dan bagaimana mekanismenya. Gunakan fitur autentikasi untuk bantu akses ke data cadangan dengan lebih aman.

4. Lakukan Pengujian Pencadangan dan Pemulihan

idealnya, pengujian pencadangan dan pemulihan dilakukan setiap pencadangan penuh selesai. Hal ini untuk memastikan data yang disalin dapat diakses dan dipulihkan. Namun pada prakteknya, hal ini sulit dilakukan karena keterbatasan sumber daya manusia. Sebagai pemilik usaha, Anda harus tegas dalam menetapkan kapan sebaiknya pengujian dilakukan. Hal ini semata-mata untuk mencegah terjadinya bencana besar.

5. Otomatisasi Proses Pencadangan

Fitur otomatisasi tersedia hampir di semua layanan backup data. Fitur ini memungkinkan Anda bisa cadangkan data dalam waktu atau interval tertentu. Beberapa layanan memiliki fitur pencadangan yang berjalan otomatis ketika mendeteksi ada perubahan atau file baru.

6. Dukungan yang Berkelanjutan

Dukungan pemeliharaan sangat penting karena pencadangan berhubungan dengan data sensitif. Pastikan solusi backup yang Anda pilih memiliki dukungan komprehensif, seperti: update dan patch rutin, bantuan teknis, dan akses ke pelatihan.

7. Gunakan Strategi Backup Data 3-2-1

Strategi pencadangan 3-2-1 artinya Anda memiliki tiga salinan data yang disimpan di dua jenis media berbeda. Satu salinan lainnya disimpan di luar lokasi. Tujuannya untuk memastikan saat ada satu atau dua media yang mengalami malfungsi, Anda masih bisa akses cadangannya dari media lain.

Solusi Backup Data Gratis untuk Perusahaan

Synology menghadirkan solusi pencadangan lengkap dan murah untuk perusahaan. Active Backup Suite adalah add-on gratis untuk produk NAS Synology yang memiliki fitur pencadangan terpusat, bebas lisensi, dan bisa diandalkan untuk penggunaan di lingkungan fisik, virtual, dan cloud.

Layanan backup gratis ini memiliki fitur-fitur canggih seperti:

• Fitur Backup Incremental dengan fitur deduplikasi data untuk menghemat ruang penyimpanan
• Pemulihan file Btrfs dan verifikasi pencadangan mesin virtual untuk memastikan integritas data
• Dapat melakukan pengujian pemulihan data rutin menggunakan Virtual Machine untuk memenuhi persyaratan audit
• Pemulihan fleksibel dan cross-hypervisor instan untuk menjamin ketersediaan server.

Layanan pencadangan gratis Synology Active Backup Suite dipercaya banyak instansi besar dunia, seperti: Shiseido Taiwan, Universitas Washington, dan UNESCO. Beli produk NAS Synology di Bhinneka dan aktifkan add on backup data gratis ini untuk melindungi data penting bisnis Anda.